І навчальна дисципліна


ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ на рівні одиниці зберігання, де наявні в її складі різні архівні документи, відбу­вається на двох рівнях: документному та аркушному. Для доку­ментів з паперовими носіями одинице



Сторінка5/10
Дата конвертації01.05.2016
Розмір2.22 Mb.
#31684
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ на рівні одиниці зберігання, де наявні в її складі різні архівні документи, відбу­вається на двох рівнях: документному та аркушному. Для доку­ментів з паперовими носіями одиницею зберігання є справа.


Документний рівень організації на рівні справи передбачає таку її організацію, яка б фіксувала процес її створення, внутріш­ню структуру та правильну систематизацію наявних у ній документів.

Систематизація документів у межах одиниці зберігання здій снюється за такими ознаками:

• хронологічною - за датами документів;

• предметною (тематичною) - за змістом документів;

• номінальною - за видами документів;

• кореспондентською - назвами адресатів або адресантів;

• географічною - за історичними регіонами, адміністратив^ но-територіальними одиницями, географічними поняття­ми, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори і коре* спонденти;

• авторською - за назвами підприємств, установ і організацій, > прізвищами та іменами осіб - авторів документів.

Як правило, документи групуються (систематизуються) не за однією ознакою, а тими ознаками, застосування яких визнано найраціональнішим.

Систематизація документів закріплюється нумерацією ар­кушів. Аркушний рівень організації одиниць зберігання забезпечує внутрішню організацію кожного з документів.

Таким чином, організація архівних документів проходить чотири етапи, які тісно пов'язані між собою і доповнюють один одного. Обов'язковою вимогою до всіх етапів організації архів­них документів є її здійснення за науково-обгрунтованими оз­наками з урахуванням особливостей документів і характеру ді­яльності фондоутворювача.
ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Назвіть і охарактеризуйте рівні організації архівних до­кументів.

2. Що таке фондування і яке його призначення?

3. Які основні ознаки самостійності фондоутворювача?

4. Які чинники впливають на визначення хронологічних меж архівного фонду?

5. У чому полягає організація архівних документів на рівні системи архівних установ?

6. Як відбувається організація документів на рівні архівного фонду?

7. Як здійснюється організація спеціальних видів архівних документів у межах нефондових комплексів?

8. За якими ознаками здійснюється систематизація докумен­тів на рівні справи?

РОЗДІЛ 7

ФОРМУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

ПІД ФОРМУВАННЯМ Національного архівного фонду України розуміють комплекс організаційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на систематичне поповнення його цінними для суспільства документами та виключення із його складу документів, що втратили свою суспільну значущість. Йо­го метою є пошук, відбір і збереження цінних документальних комплексів та окремих архівних документів, що репрезентують усі сфери життєдіяльності суспільства і держави. НАФ фор­мується з документів, що утворилися в процесі діяльності ор­ганів державної влади, місцевого самоврядування; державних і комунальних підприємств, установ і організацій; громадян Ук­раїни та їх об'єднань, релігійних організацій, а також підпри­ємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності; архівної україніки.

Практично формування НАФ здійснюється державними ар­хівами через: експертизу цінності документів, утворюваних в ді­яльності юридичних і фізичних осіб; державний централізова­ний облік (див. розділ 10) і державну реєстрацію документів НАФ; безпосереднє комплектування документами НАФ; організа­ційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ джерел комплектування.
£ 1. Експертиза цінності документів: завдання, принципи, критерії

1 ЕОРЕТИКО-МЕТОДИЧНОЮ основою форму­вання НАФ є експертиза цінності документів, тобто визначення на підставі чинних засад та критеріїв культурної І практичної цінності документів. її основними завданнями є:

а) визначення по кожній установі складу документів, ще мають наукову та культурну цінність і підлягають постійному,! тривалому (понад 10 років) або тимчасовому (до 10 років) збе-І ріганню. До документів постійного зберігання належать такі, що| відображають основні напрями та підсумки діяльності установи,! її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фі-І нансову та інші функції: накази з основної діяльності, протоколи І засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти,! аналітичні матеріали тощо.

Документи тривалого зберігання складають матеріали, необ-' хідні для практичного використання впродовж багатьох років., | їх окрему групу становлять документи з особового складу, які передбачають експертизу через 75 років з наступним відбиран­ням певної її частини на постійне зберігання.

Групу документів тимчасового зберігання становлять доку- І менти, необхідні установі для оперативної практичної діяльності; |

б) визначення складу документів, що відповідають профілю конкретного державного архіву, обмеження приймання на дер­жавне зберігання дублетної документації. Так, серед кількох ус­танов однієї системи організаційно-розпорядчу документацію приймають на державне зберігання лише до архівного фонду установи, яка їх затверджувала; планову документацію - до фонду установи-автора документа; статистичну документацію - до фонду органу державної статистики; укази і розпорядження Пре­зидента України, постанови Кабінету Міністрів України, накази міністерств, інших центральних органів державної виконавчої вла­ди, щодо діяльності конкретних установ - до фондів цих установ.

в) забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву в цілому.

Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного дер­жавного архіву повним комплексом документів його профілю, отже - забезпечення повноцінного формування Національного архівного фонду за принципом: при найменшому фізичному об­сязі документів - найбільша інформаційна наповненість.

Проведення експертизи цінності документів вимагає дотри­мання принципів об'єктивності, історизму, всебічності, ком­плексності. Принцип об'єктивності передбачає оцінку докумен-

тів з врахуванням їх змісту, автентичності, значущості авторів (фондоутворювачів), юридичної сили документів та їх оригі­нальності, часу і місця створення, повторюваності інформації. Принцип історизму орієнтує на вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів), явища, події, процеси, відображені в до­кументах, в історичному розвитку з урахуванням умов і особли­востей того періоду, коли вони виникли. Принцип всебічності та комплексності передбачає вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів) та документів, що вони склали, не ізольо­вано, а у складі певних комплексів, з урахуванням їх місця серед документів інших авторів (фондоутворювачів).

Застосування цих принципів експертизи цінності документів дозволяє відтворити історичні умови створення документів, ус­тановити їх науково-історичне та суспільне значення.

При проведенні експертизи цінності комплексно застосову­ють критерії цінності документів, тобто систему науково об­ґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів.

До критеріїв походження належать функціонально-цільове призначення установи (особлива роль і типовий характер), зна­чення особи в житті суспільства (особлива роль, типовий пред­ставник, учасник певного процесу чи події), час і місце створення документів. Повнота відображення в документах явищ, подій і процесів історичної дійсності, визначальних періодів у історії держави, суспільства зумовлює цінність відомостей, що містять­ся в них. Суттєве значення має час і місце створення документів: чим давніший документ, тим він цінніший з погляду історії, бо як "уламок" своєї епохи несе певну інформацію про цей період.

До критеріїв змісту належать особливості документної ін­формації (унікальність, типовість), її повторюваність в інших документах, цільове призначення, юридична сила, автентич­ність, вид документів. Основним критерієм цінності змісту документів, що складає сукупність зафіксованих у ньому відо­мостей про конкретні факти, події, явища, процеси, є значущість його інформації. Чим вагоміший зміст, тим цінніший документ.

В ході експертизи звертають увагу на цільове призначення до­кументів. Кожний документ створюють з певною метою, насам­перед для передавання інформації не тільки між адресантом і ад­ресатом чи поширення в суспільстві, а й для наступних поколінь.

Важливим є ступінь збереженості документів, що дозволяє встановити повноту документального комплексу, окремого фон­ду, групи однорідних фондів. Цей критерій застосовують пере­важно за відсутності оригіналу документа, коли на державне зберігання приймають його засвідчену копію (на правах оригі­налу). Наприклад, у фонді втрачено оригінали наказів органі­зації з основної діяльності. Тоді розшукують засвідчені копії цих наказів у структурних підрозділах, формують з них у встанов­леному порядку справи і включають до складу фонду на правах оригіналів, зазначаючи про це в передмові до опису. Діє цей кри­терій і за відсутності оригіналів документів у фонді організації. Тоді їх замінюють засвідченими копіями з фондів нижчих або вищих установ системи, де вони зберігаються тимчасово.

Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерій зовнішніх особливостей документів як один з ос­новних підходів відбору оригіналів документів, у випадку їх відсутності - юридичне засвідчених копій, а за їх відсутності -незасвідчених копій. До критеріїв зовнішніх особливостей до­кументів належать наявність резолюцій, віз, позначок на доку­менті, зовнішній вигляд і оформлення документу, форма пере­давання змісту, засвідчення і оформлення документів (в тому числі художні, палеографічні, мовні та інші особливості, фізич­ний стан документів). Якщо основний документ має поганий фізичний стан, то залишають на зберігання його копію або інші документи, де основна інформація повторюється,
§ 2. Діяльність експертних комісій

С ОЗГЛЯД ПИТАНЬ, пов'язаних з формуванням Н АФ, зокрема науково-методичне та організаційне керівництво експертизою цінності документів належить до компетенції та­ких експертних комісій:

• Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву

України (ЦЕПК);

• експертно-перевірних комісій (ЕПК) центральних і галу­зевих державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, державних наукових установ, музеїв і бі­бліотек;

• експертних комісій (ЕК) архівних відділів районних дер­жавних адміністрацій та міських рад архівних підрозділів; органів державної влади, органів місцевого самовряду­вання; підприємств, установ і організацій усіх форм влас­ності; архівів (архівних підрозділів) об'єднань громадян. Діяльність експертних комісій кожної архівної установи ре­гулюється положеннями про них, розробленими на основі ти­пового положення. У комплексі вони складають єдину систему експертних органів, розробляють методику виконання цієї ро­боти, організовують і контролюють хід її проведення.

Склад експертних комісій всіх рівнів формують з досвідчених архівістів, представників наукової і творчої громадськості, прак­тичних архівістів-спеціалістів з урахуванням профілю комплек­тування архівної установи. До вирішення особливо складних пи­тань експертизи можуть залучатися експерти і консультанти з числа осіб, які не входять до їх складу на постійній основі. Голо­вами експертних комісій призначають, як правило, заступників керівників відповідних організацій.

Рішення експертних комісій та норми архівного законодавс­тва складають організаційно-правову основу формування Н АФ. Право остаточного вирішення питань відбору документів на зберігання та до знищення надається експертно-перевірним ко­місіям. Рішення експертної комісії щодо віднесення документів до Н АФ або вилучення документів з нього може бути представ­лене на перегляд експертно-перевірною комісією, а у випадку відмови або незгоди - Центральною експертно-перевірною комі­сією, її рішення щодо цього питання може бути оскаржене лише в судовому порядку.

Підготовка до експертизи цінності документів розпочинаєть­ся з вивчення історії (для особи - життєвого та творчого шляху) фондоутворювача та фонду, його місця і ролі у суспільстві, а та­кож складу і змісту документів.

Безпосередня експертиза цінності документів здійснюється поетапно з метою встановлення наявності документального фонду, що утворився в діяльності фізичної чи юридичної особи і підлягає віднесенню до НАФ; відбору цінних документів доку­ментального фонду з метою безпосереднього внесення їх до НАФ; визначення можливості приймання на державне зберігання документів НАФ; уточнення цінності вже прийнятих до архівів фондів та окремих документів НАФ.

Експертиза цінності документів конкретних фондоутворв вачів з метою віднесення до НАФ здійснюється експертно-пе^ ревірними комісіями державних архівів одночасно із встанов­ленням конкретного кола джерел формування Н АФта виснові співробітників державного архіву за результатами попередньо? експертного огляду документів у приватних архівних зібрання за місцем їх зберігання. Основним критерієм на цьому етапі е| критерій походження.

Експертиза цінності фондів, їх частин та окремих документів! з метою внесення до НАФ, визначення цінності фондів і докут ментів, а також виділення до знищення документів, що не під-| лягають подальшому зберіганню, здійснюється у діловодстві! установ, в архіві (архівному підрозділі) установи, безпосередньо! за місцем зберігання приватного архівного зібрання; в держав-! них архівах. Основним критерієм на цьому етапі є зміст і зовніш-] ні особливості документів.

Проведення експертизи у діловодстві установ спирається на| результати детального вивчення напрямів діяльності установи, її функцій, організації документальної частини діловодства (цен- і тралізоване, децентралізоване, змішане), а також складу докумен- і тації.

В архіві (архівному підрозділі) установи експертиза докумен­тів може бути як самостійним видом роботи, так і частиною ком­плексу робіт із науково-технічного опрацювання документів даної організації, її метою є виявлення дублетної документації.

В державних архівах експертиза цінності здійснюється під час первинного розбирання документів особового походження та документів громадських, релігійних організацій, політичних партій і рухів; наукового описування документів у процесі їх упо­рядкування та перероблення недосконало укладених архівних описів; як вид самостійної роботи (цільова експертиза). Цільова експертиза здійснюється за наявності у фондах значної кількості справ, що не підлягають подальшому зберіганню і проводиться комплексно з метою ліквідаціїдублетності, а також відновлен­ня втраченої документації за рахунок фондів, що не входять до даної системи установ і організацій.

Під час проведення експертизи визначають наукову і прак­тичну цінність усіх наявних документів на основі відомчого або типового переліків та затвердженої номенклатури справ на поточний рік.

Після формування справ, складання їх заголовків та описів справ на документи постійного, тривалого зберігання і з особо­вого складу оформлюють результати експертизи цінності. На цьому етапі укладають описи документів постійного зберігання, описи документів з особового складу; акти про виділення до зни­щення документів, що не підлягають зберіганню; акти про по­вернення документів власнику, акти про виявлення документів, Ідо не стосуються даного фонду, архіву. Акти і описи подаються на розгляд, погодження і затвердження в установленому порядку.

Після розгляду акта на засіданні експертно-перевірної комісії та затвердження його керівництвом, погодженням з Централь­ною експертно-перевірною комісією документи передаються до знищення. Не підлягають виділенню до знищення унікальні документи та документи Національного архівного фонду, утво­рені до 1946 р. включно.



§ 3. Переліки документів

ПРИ ПРОВЕДЕННІ експертизи цінності доку­ментів застосовують переліки документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самовряду­вання, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків зберігання документів. Вони сприяють організації доку­ментів та якісному поповненню Національного архівного фонду.

Переліки бувають міжвідомчі - для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств; відомчі - для установ і організацій кожного окремого міністерства чи відомства; конкретні - для кожної ор­ганізації (за відсутності відповідного відомчого переліку).

Зазначені в переліках строки зберігання обов'язкові для всіх установ і організацій в Україні. Жодна установа, організація і під­приємство не мають права ці строки зменшувати. Подовження строків зберігання документів можливе з подання організації експертною комісією архівної установи.

Переліки структуровано за основними напрямами діяльності організацій незалежно від їх статусу в ієрархічній системі уп­равління і галузевої належності, а в межах її - за функціональ­ним принципом призначення тієї чи іншої документації. Кожний напрямок діяльності відповідає окремому розділові переліку.

Структура типового переліку така:

I. Документи, що утворюються в управлінській діяльності; організація системи управління; прогнозування, планувань ціноутворення; фінансування, кредитування, податкова полі тика; облік та звітність; організація використання трудови: ресурсів; робота з кадрами; соціально-культурний розвиток селення; науково-інформаційна діяльність; економічне, нау4: ково-технічне і культурне співробітництво з зарубіжними краї нами; матеріально-технічне постачання; адміністративно-госш дарське обслуговування; діяльність громадських організацій.

II. Документи, що створюються в науково-технічній та в робничій сфері: науково-дослідна і конструкторська робота; ви* нахідництво, раціоналізація та патентно-ліцензійна робота; ектування, будівництво, реконструкція; виробництво; якість| продукції, технічний контроль, стандартизація; охорона навко­лишнього середовища; автоматизовані системи.

Перший у незалежній Україні міжвідомчий перелік "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів дер­жавної влади та місцевого самоврядування, інших установ, ор­ганізацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання до­кументів" (К., 1997) склав основу для визначення строків збері­гання документів та відбору їх для внесення до НАФ або до | знищення документів. Він охоплює всі документи, що утворю­ються в процесі однотипних управлінських функцій органів дер- :| жавної влади, місцевого самоврядування та інших установ, ор- < ганізацій і підприємств (частина І), а також документи, що утво­рилися в результаті виробничої і науково-технічної діяльності ус­танов, організацій і підприємств всіх форм власності (частина II). •<

Прикладом відомчого є "Перелік документів, які утворюють­ся в діяльності Національного банку України, установ і органі­зацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням термінів зберігання" (К., 1996). Схема його організації, співпадаючи в багатьох позиціях зі схе­мою типового переліку, відображує специфічні для банківської системи напрями діяльності.

Обчислення строків зберігання документів проводять з 1 січ­ня наступного за діловодним року. Наприклад: термін зберігання документа, створеного в діловодстві 1999 р., обчислюється з 1 січ­ня 2000 р. Строки зберігання науково-технічної документації вираховують з 1 січня того року, який наступає за роком закін- і

чення розробки теми чи проекту. Для документів, яким вста­новлено термін "75 р. - В" розрахунок часу зберігання встанов­люють через віднімання числа, що відповідає віку працівника на час звільнення, від 75. Так, особова справа працівника, якому на дату звільнення виповнилося 25 років, підлягає зберіганню 75- 25= 50 (років). Примітка "доки не мине потреба" означає, що документи мають тривале практичне значення і зберігаються не менше 10 років.

Інші примітки ("На державне зберігання не надходить. Збе­рігаються в організаціях"; "За умови завершення ревізії. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - збе­рігаються до винесення остаточного рішення"; "Після закінчен­ня строку договору" тощо), що застосовуються в переліках, лише коментують порядок зберігання документів. Позначка "ЕПК", яку встановлено проти термінів зберігання окремих видів доку­ментів, означає, що такі документи або частина їх можуть мати наукове та історико-культурне значення і після експертизи цін­ності вони вносяться до НАФ.

Усім статтям у переліках присвоєно наскрізну нумерацію. Для зручності користування переліками до кожного з них укла­дають абетковий та предметний покажчик на види і різновиди документів з посиланням на конкретні статті.

Підготовка переліку - складний, тривалий (в кілька років) і від­повідальний процес. Як правило, розробляють їх галузеві нау­ково-дослідні інститути або спеціально створені з цією метою при центральних відомствах тимчасові творчі колективи. До складу їх входять працівники діловодних та архівних служб відомчої системи, провідні спеціалісти і науковці.

Перелік рецензують всередині системи, розглядають експерт­но-перевірні комісії міністерства або відомства, потім - ЦЕПК Держкомархіву. Після цього його затверджує керівництво, ти­ражують і вводять у дію.



§ 4. Комплектування державного архіву

КОМПЛЕКТУВАННЯ ДЕРЖАВНОГО архі­ву - це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його складу документами НАФ відповідно до його профілю. Безпо­середня організація комплектування архіву починається з ви­значення джерел комплектування - юридичних і фізичних осіб, 1/2

які є утворювачами і/або власниками документів Н АФ (або від­несених до НАФ), що підлягають подальшому передаванню на постійне державне зберігання на правах державної власності в обов'язковому порядку або на підставі угоди. Для цього уклада- 1 ються списки установ (незалежно від форми їх власності), що І функціонують в зоні його комплектування і у своїй діяльності утворюють або не утворюють документи, що підлягають відне­сенню до НАФ. Такі списки поділяються на список установ-джерел формування НАФ і список установ, що не підлягають внесенню до джерел комплектування (список № 2).

На підставі списку установ-джерел формування НАФ укла­дається список джерел комплектування - складений відповідно до профілю архіву перелік установ, що функціонують в зоні його комплектування і зобов'язані передавати на державне зберігання до архівів у визначені строки на підставі вимог чинного законо­давства чи угод між власником і архівом документи НАФ або такі, що підлягають внесенню до нього (список № 1).

На державне зберігання документи НАФ передають органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи і організації, віднесені до дже­рел комплектування архіву. Склад недержавних установ - дже­рел комплектування архіву визначається архівами спільно з влас- 1 никами після укладання відповідних угод про передавання доку- І ментів на правах державної власності.

Державні архіви ведуть систематичну роботу щодо уточнен­ня списків установ-джерел комплектування. Підставами для внесення уточнень і змін до списків установ та їх перескладання є вказівки Держкомархіву, рішення експертних комісій відпо­відного державного архіву; створення або ліквідація окремих ус­танов, зміна функцій або масштабу їх діяльності, зміна підпо­рядкування установ; перехід установи під контроль іншого дер­жавного архіву; зміна порядку комплектування державного архіву документами даної установи.

Водночас державні архіви здійснюють заходи щодо виявлен­ня джерел поповнення НАФ та комплектування документами архівної україніки. Державний архів веде допоміжні списки джерел такого комплектування (фондоутворювачів, власників, їхніх адрес, адрес зберігання документів), формує наглядові справи, укладає картки централізованого державного обліку документів архівної україніки.

Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. На Держкомархів покладено функції контролю щодо цієї роботи. Такі само функції мають державні архіви облас­тей щодо своїх відділів, районних та міських державних архівів.

Документи установ - джерел комплектування приймаються на зберігання до державних архівів у двох формах: повній та ви­бірковій. Повна форма приймання передбачає приймання всіх цінних документів від одного фондоутворювача. Вибіркова фор­ма передбачає приймання всіх цінних документів від окремих фондоутворювачів певного виду - джерел комплектування гру­пового вибіркового приймання; або частину цінних документів (інформація яких не повторюється в документах інших установ) від конкретного фондоутворювача-джерела комплектування повидового вибіркового приймання. Для документів особового походження повна і вибіркова форма приймання застосовується з урахуванням критерію значущості особи-фондоутворювача.

Державні установи - джерела комплектування тимчасово зберігають документи НАФ у своїх архівних підрозділах. При­ймання документів НАФ від державних установ - джерел ком­плектування здійснюється після закінчення таких строків:

• документи Верховної Ради України, Адміністрації Прези­дента України, Центральної Виборчої Комісії, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верхов­ного Суду України, Вищого господарського суду України, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконав­чої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організа­цій - 15 років;

• документи Верховної Ради і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та підпорядкованих їм організацій, обласних судів і прокуратур - 10 років;

• документи районних рад і державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм органі­зацій, районних і міських судів і прокуратур, а також сіль­ськогосподарських підприємств - 5 років;

• записи актів громадянського стану, документи з особового складу, записи нотаріальних дій і судові справи, господар­ські книги - 75 років

• науково-технічна документація - 25 років;

• аудіовізуальні документи, що створюються як продукт ці­льової виробничої діяльності установ - 3 роки після закін­чення копіювання;

• електронні документи, що створюються як продукт цільової виробничої діяльності установ - 5 років;

• аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складу управлінської документації, - впродовж строків, передбачених для зберігання управлінської документації в архівних підрозділах відповідних фондоутворювачів;

• аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складу науково-технічної документації, - впродовж стро­ків, передбачених для науково-технічної документації.

Документи недержавних установ - джерел комплектування впродовж строків тимчасового зберігання зберігаються в ар­хівних підрозділах власників або в державних архівах на підставі угод з власниками. Документи, що зберігаються архівних під­розділах власників - суб'єктів підприємницької діяльності, передаються до державних архівів після закінчення строків тим­часового зберігання, документи громадських об'єднань і релі­гійних організацій - щорічно або в строки, визначені угодами.

Архівні документи, що утворилися в діяльності установ змі­шаної форми власності - джерел комплектування, у статутному капіталі яких частка державної власності є переважною, збері­гаються в своїх архівних підрозділах впродовж строків, перед­бачених для зберігання аналогічних документів в архівних під­розділах державних установ.

Кожна установа має щорічно передавати документи до дер­жавного архіву за графіками, затвердженими державним архі­вом і погодженими з керівниками установ-джерел комплекту­вання. Архівам зі значною кількістю джерел комплектування (від кількох сотень і до понад тисячу) дозволяється приймати раз на 2 - 3 роки, але не рідше одного разу на 5 років. Важливе значення при цьому має повноцінне представлення в складі фон­дів архіву всіх галузей народного господарства, науки і культури.

Документи приймаються в упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних та особливо цінних документів за попередньо затвердженими описами. Разом з документами передаються три примірники описів, у тому числі контрольний примірник, та довідковий апарат до них. Четвертий примірник опису разом з примірником акту приймання-передавання за­лишається в установі.

Приймання документів на постійне зберігання від недержав­них установ - джерел комплектування здійснюється, як пра­вило, безкоштовно (дарування, наслідування) відповідно до умов угоди. Приймання-передавання документів особового по­ходження відбувається на підставі рішення експертно-перевір­ної комісії архіву після затвердження опису первинного розби­рання та акту приймання-передавання (у разі дарування, прий­мання документів за заповітом чи як безгосподарного майна). Приймання науково-технічних, аудіовізуальних та електронних документів на постійне зберігання здійснюється за наявності в ар­хіві технічних можливостей забезпечення їх збереженості.

Заходи, пов'язані із реституцією документів, що зберігаються за кордоном, архів погоджує з Держкомархівом. Приймання до­кументів архівної україніки здійснюється на підставі міжнарод­них угод про співробітництво; угод між власниками документів та архівом щодо дарування оригіналів документів або їх копій, обміну копіями, купівлі-продажу оригіналів документів; запо­віту або в якийсь інший законний спосіб.

Тимчасове зберігання архівних документів відбувається впродовж певного нормативне визначеного для кожного виду документів проміжку часу.

У разі ліквідації установи - джерела комплектування дер­жавного архіву її документи впродовж строків тимчасового зберігання зберігає правонаступник, а після їх закінчення доку­менти НАФ передаються до державних архівів на загальних засадах. Документи тимчасового зберігання ліквідованих ус­танов (внесених і не внесених до джерел комплектування дер­жавного архіву), строки зберігання яких вичерпано, виділяються до знищення, документи, строки зберігання яких не вичерпано, зберігаються у трудових архівах і знищуються після закінчення строків зберігання.

Відбір і знищення документів, строки зберігання яких вичер­пано; упорядкування документів тривалого і постійного збері­гання та передавання їх до відповідних архівних установ забез­печує ліквідаційна комісія.

Від правильності комплектування кожного державного ар­хіву залежить якість формування НАФ України, ефективність його використання. 176
£ 5. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду

О МЕТОЮ ВСТАНОВЛЕННЯ правового стату­су документів, підтвердження права власності на них та забез­печення державного контролю за їх збереженістю Держкомар-хів та уповноважені ним державні архівні установи здійснюють державну реєстрацію документів НАФ.

Державній реєстрації підлягають документи, що віднесені експертиузою їх цінності до НАФ, незалежно від місця їх збері­гання та права власності на них. Факт реєстрації засвідчується в реєстраційному свідоцтві, яке може оформлятися на окремий документ, групу чи комплекс документів. Його отримують усі архіви та фізичні особи (громадяни), що зберігають документи НАФ. У свідоцтві зазначається сумарна кількість взятих на державний облік документів НАФ, які на момент реєстрації зберігаються в сховищах архівів або у приватному зібранні. Чин­ність свідоцтва поширюється на всі документи НАФ, що надхо-дитимуть до цих архівів і приватних архівних зібрань, з моменту державної реєстрації. У разі зміни кількості і стану документів внаслідок проведення внутріархівних робіт реєстраційне свідоцтво не переоформлюється. Про видачу реєстраційного сві­доцтва робиться запис у книзі державної реєстрації документів.

Документи, на які оформлено реєстраційне свідоцтво або по­ширена чинність виданого раніше свідоцтва, та описи цих до­кументів у встановленому порядку позначаються штампом "Україна. Національний архівний фонд".

Порядок видавання, переоформлення, внесення змін до реє­страційного свідоцтва та його анулювання, відповідальність за недотримання порядку державної реєстрації документів НАФ, а також інші питання, пов'язані з державною реєстрацією доку­ментів НАФ, регулюються "Положенням про державну реєстра­цію документів Національного архівного фонду".
$ 6. Робота державного архіву з джерелами комплектування

ВАЖЛИВОЮ ПЕРЕДУМОВОЮ якісного фор­мування НАФ є організаційна та методична робота державних архівів з джерелами їх комплектування. Державні архіви з метою якісного поповнення документами, що належать державі, та забезпечення їх збереженості впродовж строків тимчасового збе­рігання здійснюють організаційно-методичне керівництво і кон­троль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства ор­ганів державної влади, органів місцевого самоврядування, дер­жавних і комунальних підприємств, установ і організацій - дже­рел комплектування.

Робота державного архіву з джерелами його комплектування полягає в організації та вдосконаленні роботи служб діловод­ства, роботи архівних підрозділів, взаємодії з експертними ко­місіями, проведенні перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій, громадських оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства; організації державного обліку документів НАФ; підвищенні кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій; методичній і практичній допомозі та наданні послуг з питань архівної справи і діловодства на до­говірних засадах. З метою захисту соціальних прав громадян державні архіви надають установам-джерелам комплектування методичну і практичну допомогу в роботі з документами з осо­бового складу.

У кожній установі (організації, підприємстві) функціонує ар­хівний підрозділ, діяльність якого регламентується положенням, розробленого на підставі відповідного типового положення.

До функцій архівного підрозділу належать:

• ведення списків установ і організацій, документи яких під­лягають і не підлягають передаванню йому на зберігання;

• виконання всього комплексу заходів щодо забезпечення збереженості документів;

• ведення облікової документації на документи і укладання довідкового апарату до них;

• здійснення науково-технічного опрацювання документів, які в ньому зберігаються, і надання методичної та органі­заційної допомоги структурним підрозділам у виконанні цієї роботи;

• виявлення унікальних та особливо цінних документів; створення страхового фонду мікрофільмів для наступного передання державному архіву;

• забезпечення укладання у встановлені строки статистич­ної звітності, а також щорічних відомостей про склад і об­сяг наявних на зберіганні документів;

• видавання документів для користування працівникам організації, а також дослідникам у читальний зал;

• виконання запитів організацій і заяв громадян соціально-правового характеру; розроблення або участь у підготовці нормативно-методичних документів з питань діяльності діловодних та архівних служб, внесення керівництву ор­ганізації пропозицій щодо поліпшення їх діяльності.

Для установи обов'язковим інформаційним довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу НАФ, є номенклатура справ, тобто систематизований та проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання.

Розрізняють типову, примірну та індивідуальну номенкла­тури.

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ однорідних за характером діяльності, однаковою структурою з єдиною системою індексації кожної справи. Типова номенклатура справ для галузі в цілому розробляється міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, погоджується з ЦЕПК Держкомархіву, затверджується керівництвом відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади та керівництвом Держкомархіву. Вона реєструється в міністерстві юстиції України і є нормативним актом.

Примірка номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ однорідних за характером діяльності, але різних за структурою. Примірка номенклатура розробляється міністерством, іншими центральними та місцевими ораганами виконавчої влади, погоджується з ЦЕПК Держкомархіву або ЕПК відповідного державного архіву і затверджується керівництвом установи-автора. Примірна номенклатура має рекомендаційний характер. Типові і примірні номенклатури використовуються установами для складання їх індивідуальних номенклатур.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа складає індивідуальну номенклатуру:

справ. Зведена індивідуальна номенклатура справ складається з номенклатур справ структурних підрозділів, її схвалює експертна комісія і затверджує керівництво установи після погодження з експертно-перевірною комісією відповідного дер­жавного архіву.

Номенклатуру справ щорічно закривають, тобто підбивають підсумки діловодного року, зазначаючи кількість заведених справ, їх розподіл за категоріями залежно від строків зберігання.

Впродовж другого року після закінчення справ у діловодстві здійснюють експертизу їх наукової і практичної цінності та підготовку справ для передавання до державного архіву. При цьому проводять повне чи часткове оформлення справ (підши­вання або палітурні роботи, нумерацію аркушів, укладання за-свідчувальних аркушів та внутрішніх описів до справ, оформлен­ня обкладинок, встановлення крайніх дат справ), складання і оформлення описів структурного підрозділу. Завершує цей про­цес безпосереднє передавання документів до державного архіву.

До обов'язків архівного підрозділу входить поетапне складан­ня і оформлення: річних розділів, а потім зведених описів справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу. Всі ці описи підлягають розгляду і схваленню на засіданні експертних комісій організації та ЕПК відповідного державного архіву.

Водночас архівний підрозділ виконує запити установ, орга­нізацій, окремих громадян (в тому числі соціально-правового характеру), здійснює культурно-просвітницьку роботу, органі­зовує роботу читального залу, обліковує усі форми використан­ня архівних матеріалів.

Отже, експертиза цінності документів, утворюваних в діяль­ності конкретних юридичних і фізичних осіб, державна реєстра­ція документів НАФ, комплектування державних архівів доку­ментами НАФ, організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ - дже­рел комплектування є важливими складовими процесу форму­вання Національного архівного фонду України.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Назвіть основні завдання експертизи наукової, культурної та практичної цінності документів.

2. Чим зумовлені різні строки зберігання архівних документів? 180

АРХІВОЗНАВСТВО

3. Висвітліть основні принципи експертизи цінності докумен­тів і порядок їх практичного застосування.

4. Охарактеризуйте основні критерії експертизи цінності

документів.

5. Які завдання експертних комісії, їх функції та організація

діяльності?

7. Які граничні терміни зберігання документів у архівних під­розділах організацій, установ?

8. В чому полягає комплектування державного архіву?

9. З якою метою укладають переліки архівних документів, охарактеризуйте типи переліків.



10. Що розуміють під державною реєстрацією документів НАФ?








































































































































































































































































































































Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10




База даних захищена авторським правом ©www.shag.com.ua 2022
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка