І навчальна дисципліна


РОЗДІЛ 6 АРХІВНЕ ОПИСУВАННЯ



Сторінка6/10
Дата конвертації01.05.2016
Розмір2.22 Mb.
#31684
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

РОЗДІЛ 6 АРХІВНЕ ОПИСУВАННЯ


ВМІННЯ ОПИСУВАТИ архівні документи є од­ним із головних професійних обов'язків архівіста і показників його фахової компетенції. 1. Архівне описування: поняття, види

ОПИСУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ є предметом не однієї науки, а кількох. Так, бібліографія виробляє правила описування друкованих видань, археографія - публікації писем­них пам'яток, кодикографія - рукописної книги, а архівознав­ство розробляє теорію та методику описування документів, що утворилися в діяльності підприємств, організацій, установ або окремих осіб і призначені для архівного зберігання.

Під архівним описуванням (описуванням архівних доку­ментів) розуміють процес створення вторинної документної інформації шляхом аналітико-синтетичного опрацювання* первинної документноїінформації та відбирання й відтворення* в описовій статті інформаційних характеристик об єкта\

описування. \

Послідовність робіт з описування можна простежити за на­веденою схемою, яка окреслює місце архівного описування у си-стемі архівних технологій.
З наведеної схеми видно, що описування є важливою техно­логічною операцією, яка виконує функції закріплення організо­ваних систем документів та їх ідентифікації; проведення обліко­вих робіт; створення систем фізичного та інтелектуального досту­пу до архівних документів та інформації, що міститься в них.

Метою архівного описування є створення точних, адекватних відображень інформації архівних документів, які б допомогли користувачеві з мінімальною сторонньою допомогою зрозуміти їх зміст і визначити місцезнаходження документів.

Розглянемо докладніше зміст термінів, які складають дефі­ніцію "архівного описування" - "інформаційні характеристики", "об'єкт описування", "описова стаття".

Групу документів або окремий документ у будь-якій фізичній формі, що є об'єктом окремого описування і розглядається як ціле, називають одиницею описування. Основними одиницями описування є архівний фонд, одиниця зберігання, одиниця обліку, документ. Водночас об'єктами описування можуть бути група фондів, архівний опис, комплект документів, група документів, частина документа.

Відомості про об'єкт описування як засоби інформування про архівні документи та інформаційно-пошукові ознаки, необхідні для його репрезентації й ідентифікації, називають інформацій­ними характеристиками, або елементами описання. На­приклад, такі характеристики як заголовок, номер фонду/спра­ви, дата, зміст та форма документа, його географічна локалізація, обсяг і розміри полегшують пошук необхідної інформації.

В практиці архівного описування вироблено багато елементів, за допомогою яких можна ідентифікувати архівні документи. Так, у Загальному міжнародному стандарті архівного описання (Сепегаї іпіегпаііопаї зіапсіагсі агсЬіуа! сіезсгірііоп І5АВ(С)-99) їх названо 26, у Структурі стислого автоматизованого кодико-логічного описання (АІС "Кодекс") - 105 елементів описання для східнослов'янської рукописної книги. Елементи описання, що містять характеристику складу і змісту одиниці описування, у сукупності становлять описову статтю. Наприклад, описова стаття на групу документів, об'єднаних у справу, включає такі елементи: порядковий номер справи, діловодний індекс або ста­рий інвентарний номер, заголовок справи, вказівки на оригі­нальність документів, спосіб відтворення інформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотація, крайні дати документів у справі, кількість аркушів.

Описування одних і тих самих документів відбувається в ар­хіві неодноразово і залежить від завдання, яке виконує при цьо­му архівіст (див. схему). Відповідно визначається вид описування.

Основним видом є описування архівних документів на пер­шому етапі, коли визначають назву фонду або заголовок справи, встановлюють дати створення документів, їх просторові коор­динати, форму передання запису інформації, джерело походжен­ня інформації, історію документів. Фактично створюється опи­сова модель комплексу документів для його ідентифікації та ; надання інформаційних характеристик, які б допомогли виокре­мити його серед інших документів (первинне базове описання). Такому виду описування підлягають усі документи після того,' як вони згруповані у справи - одиниці зберігання і віднесені до конкретного архівного фонду - основної облікової одиниці НАФ, Цей вид описування називають ідентифікаційним, або основ­ним, базовим. Саме на ньому базується описування архівних документів у облікових документах архіву, а потім в архівних довідниках.

Базове описання є найвідповідальнішою і найскладнішою ро­ботою, від якості якої залежать усі інші види описувальних робіт архіву, якість довідкового апарату, ефективність використання документної інформації.

Найважливішим елементом описання є заголовок справи. Від точності, стислості і водночас необхідної повноти заголовка залежать усі інші види описань. У ньому відображають склад і зміст документів кожної одиниці зберігання та систему їх органі­зації. До елементів заголовка справи належать:

• назва виду справи (справа, журнал, книга) або виду доку­ментів (листи, протоколи, накази, циркуляри);

• автор документів (назва установи, посада і прізвище осо­би, яка склала документи);

• адресат або адресант (кому адресовані або від кого отри­мані документи);

• питання або предмет, подію, факт, прізвища тощо, яких стосується зміст документів справи;

• назва місцевості (території), з якою пов'язані зміст доку? ментів справи;

• дати, до яких належать документи справи або викладе в них події.

Елементами описання справи є також: шифр (скорочена наз архіву, номер фонду, номер опису і порядковий номер справиописом); анотація документів', визначення оригінальності чи копійності документів, ступеня повноти ("розрізнені аркуші", "без початку" тощо), способу відтворення (рукопис, машинопис, друк, гектограф і ін.); зовнішні особливості справи і документа (матеріальна основа документів: шовк, пергамент, береста, папір; матеріал обкладинки: шкіра, дерево тощо; наявність прикрас; мо­ва документів); назва фонду (повна і в дужках офіційно прийняте скорочення назви установи-фондоутворювача, його підпоряд­кованість, місцеперебування, хронологічні межі фонду; назва структурної частини установи); діловодний номер справи; крайні дати документів справи; кількість аркушів.

Прикладом первинного базового описання архівного фонду як основної облікової одиниці є картка фонду та аркуш фонду. Картка і аркуш фонду та справа є первинним джерелом для на­ступного опрацювання архівної інформації і базою для створен­ня вторинного рівня організації та узагальнення інформації для описових статей у довіднику або каталозі. Первинна описова стаття може не збігатися з вторинною, яка залежить від мети і завдання (теми) певного виду довідкового апарату.

Другий обов'язковий для всіх документів архіву вид опису­вання пов'язаний з їх обліком і призначений для забезпечення контролю за наявністю документів. Саме тому об'єктами опи­сування на другому етапі є фонд як основна облікова одиниця і справа як основна одиниця зберігання. У списку фондів кож­ний архівний фонд отримує тільки йому належний номер - скла­дову частину шифру як пошукового ключа документів, що стає одним з найголовніших елементів описання.

На цьому етапі описування складають архівний опис - го­ловний архівний довідник і обліковий документ архіву. Розкри­ваючи склад і зміст архівного фонду, він водночас закріплює його систематизацію і виконує облікову функцію. В описі реєструють кожну справу конкретного фонду і відтворюють основні елемен­ти базового описання: заголовок справи, кількісну характерис­тику, крайні дати документів тощо. Номер опису і порядковий номер справи за описом, разом з номером фонду, стають скла­довою частиною архівного шифру.

Таким чином, на етапі описування в облікових документах одиниця описування одержує архівний шифр, за допомогою якого забезпечується доступ до необхідних документів, здійсню­ється пошук документів або інформації про них. Цей вид архівного описування в облікових документах архіву, на відміну від основного, базового, називається реєстраційним, або обліковим.

Третій вид описування документи архіву проходять на на- | ступних етапах наукового опрацювання, якщо треба відтворити їхню інформацію у каталогах чи путівниках. Цей вид описування є обов'язковим тільки для тих документів, які важко відшукати за описами, або які становлять інтерес для користувачів. Він спрямований на надання допомоги у використанні документної інформації і виконує пошукову функцію. Презентація об'єкту описування в архівному довіднику може здійснюватися через дальше згортання інформації, поданої у базовому описанні, або навіть шляхом зміни заголовка, чого не допускається в облікових документах. Відтак описування, яке документи проходять спеціально для архівних довідників інформаційно-пошукового характеру, називається спеціальним (презентаційним).

Якщо перший і другий види описування фіксують створені системи організації архівних документів і завершують техноло­гічний цикл їх впорядкування, то третій вид описування починає новий етап - роботу над архівною інформацією та організацію довідкового апарату.

У світлі інформаційного підходу може йтися про створення шляхом описування документальних архівних систем двох рівнів: фондової - первинного рівня, представленої самими документами, та інформаційної - вторинного, репрезентованої описовими статтями, тобто інформацією про документи.



2. Принципи і методи архівного описування

ОПИСУВАННЯ ЗАБЕЗПЕЧУЄ доступ до архів­них документів згідно з певними правилами і умовами. Для цього первинна інформація, що міститься в документах, за спе­ціальною методикою перероблюється, спрощується, згортаєть­ся. Так утворюється вторинний рівень інформації - підґрунтя для укладання архівних довідників.

Виявлення інформації про документи, а також самих доку­ментів уможливлюють пошукові дані: назви, ключові слова, руб­рики, архівні шифри. Створюється система авторитетного кон­тролю за правильним застосуванням стандартних форм термі­нів, які означають назви (персоналій, колективів чи географічні) І і використовуються як пошукові засоби.

В ході описування архівних документів архівісти користують­ся певними правилами, головні з яких набувають характеру ме­тодологічних принципів. На першому місці стоїть принцип аде­кватності або відповідності інформації описуваному об'єкту.

Описання в усіх його видах покликане достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів у конкретних характеристиках, уникаючи невизначеності висловів, ідеологі­зації інформації. Цим забезпечується науковість описання. Адже для науки немає "хорошої" чи "поганої" інформації, а архівне описання - не рекомендаційний перелік спеціально підібраних документів. Його завдання - орієнтувати у складі й змісті ре­ального матеріалу. Тому головним критерієм описувальних робіт є дотримання принципів наукової об'єктивності та історизму.

Принцип наступності та уніфікації в організації та опису­ванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві називається принципом континуїтету.

Принципи всебічності й комплексності використовують як вимоги до організації довідково-пошукових систем. Принцип всебічності враховує цільову спрямованість кожного типу й ви­ду довідників і вимагає встановлення та зміцнення структурно-інформаційних зв'язків між ними. Принцип комплексності від­биває установку на взаємодію цих самих довідників у межах пошукових систем. Всебічність є принципом організації довід­кового апарату, а комплексність - принципом структури і функ­ції пошуку.

При створенні і розвитку довідкового апарату застосовується і принцип диференційованого підходу до різних категорій фон­дів з урахуванням від їх інформативності, тобто властивості за­довольнити потреби в різноманітній і повній інформації.

Відтворити всю первинну документну інформацію в довід­ковому апаратіз однаковим ступенем повноти неможливо. Тому в архівній практиці вироблено спеціальні методики для визна­чення доцільності складу і наповнення архівних довідників та покажчиків, встановлення черговості і обсягів робіт з розкриття фондів залежно від їх значимості та характеру документів. Ар­хівні фонди залежно від їх інформативності та інтенсивності користування ними можна умовно поділити на три категорії. Перша категорія: фонди, які мають особливу науково-історичну цінність і потребують такого довідкового апарату, інформацій­ний рівень якого забезпечить інтенсивне користування докумен­тами. До них належать фонди вищих органів влади та управління, губернських управлінь, місцевих рад,. Друга категорія: фон­ди, що містять інформацію в межах одного напряму діяльності суспільства, рівень інформативності довідкового апарату яких обмсжсніший. Наприклад, фонди галузевих відділів облвикон­комів, вищих навчальних закладів, духовних консисторій. Третя І категорія: документи мало інформативні, обмежені рамками од- * нієї теми. Такі фонди (сільських рад, колгоспів, міських мі­щанських управ) як правило, використовують зрідка, а тому не потребують складного довідкового апарату. Таким чином, ди­ференціація за ступенем інформативної значимості архівних до­кументів обумовлює необхідний мінімум вимог щодо інформа­ційного рівня довідників відповідних категорій (описів, ката­логів, путівників).

Спільними для всіх видів описування є ще такі правила:

•, тобто максимальної повноти інформації при мі­німумі словесних засобів, характеристик, за допомогою яких ідентифікується документ чи група документів. Це правило реа­лізується в прагненні при описуванні повноти інформації і економності її відображення мінімальними (але доступними для розуміння) мовними засобами;

• багатофункціональності описання, а саме неодноразове використання визначених у базовому первинному описанні | інформаційних характеристик (в обліковій документації, на |картках каталогів, в архівних довідниках);

• іерархічності, або багаторівневості описування, що передбачає розкриття інформації на певному рівні організаційної |структури НАФ (документа, групи документів, фонду, групи фондів, архіву, групи архівів).

Деякі правила застосовуються лише для окремих видів опи-'] сування. Скажімо, принцип походження, або провенієнцпринцип ("поваги до фонду", неподільності фонду), є обов'язковим для первинного і реєстраційного описування, коли закріплю-г ється систематизація архівних документів, але не може бути та­ким при спеціальному описуванні, коли об'єктом стає будь-яка група документів або справ навіть з різних архівних фондів.

Серед головних методів описування виділяють: метод інформаційного аналізу та синтезу, розроблений на початку 1930-х роті ків з урахуванням попереднього досвіду, і номенклатурний мете поширений у архівній практиці 1960-х років. Перший охоплі всі типи і види описування, на якому б рівні вони не виконуї лися, але починається з описування справ і складання описі.

Другий метод охоплює лише справи і описи. При цьому описові статті наближаються до формулювань номенклатур справ, які визначають у діловодстві установ як попередню програму орга­нізації майбутніх справ на кожний рік. На базі "номенклатурних заголовків" працівники канцелярій складають описи і передають їх разом з документами у визначені терміни до державних архівів, що звільняє архівістів від повторного описування цих надход­жень. Цим обумовлене поширення рекомендованого ЮНЕСКО принципу діловодства, або "життєвого циклу документа", метою якого є встановлення контролю архівів за повним циклом життя документів від створення його в діловодстві до передавання на архівне зберігання.

Науковий метод описування передбачає аналіз представле­ного в одиниці описування певного обсягу інформації і наступне її згортання в узагальнюючу характеристику - описову статтю. В основі наукового описування лежить метод аналітико-син­тетичного оброблення інформації, який передбачає перетворен­ня за допомогою методів аналізу і синтезу вихідних початкових документів і даних у інші документи, суттєво відмінні від попе­редніх. Це документи вторинного рівня інформації, до яких на­лежать архівні довідники.

Процес перетворення документної інформації в описову стат­тю архівного довідника може бути поділеним на такі етапи (ста­дії): аналітичний, на якому виявляють і реєструють усі можливі інформаційні ознаки об'єкта, та наукового синтезу в описовій статті одержаних внаслідок аналізу характеристик об'єкта опи­сування.



Предметом аналізу під час архівного описування є:

• джерело походження документної інформації, або автор документа/масиву документів. Це поняття пов'язане з поняттям походження документів і фондоутворювача.

• зміст інформації, яку подає текст документа або сукупний зміст групи документів, виражений у заголовку документа (справи, фонду).

• часові координати (дати створення документів).

• просторові координати (географічна локалізація доку­мента).

• форми передавання інформації (матеріальні носії і засоби передавання - мовні, звукові, графічні, комп'ютерні тощо, обсяги).

• евристична зона - координати зберігання та історія до­кументів.

Система структурування інформації у процесі передавання її має важливе значення для створення описання, для побудови описової статті, покликаної виконувати функції (завдання) іден­тифікації комплексів документів та обліку. На третьому спеці­альному рівні описування у цілях репрезентації документної інформації в довіднику (каталозі, путівнику, базі даних) описова стаття набуває характеру інформаційної моделі об'єкта описан­ня і виконує інформаційно-пошукові функції.

Описова стаття, як правило, є результатом серйозної роботи архівіста, археографа з аналізу, оцінки, зіставлення й узагальнен­ня документної інформації, що становить зміст одиниці описуван­ня. Які з елементів і в якій кількості подаються в описовій статті, залежить від виду описування. Структуру описової статті (моде­лі) складають зони описання, які об'єднують декілька елементів.

Так, загальний міжнародний стандарт архівного описання включає шість інформаційних зон описання:

• ідентифікації даних - найважливіша інформація для іден­тифікації одиниці описування (довідкові коди, заголовок, дати створення документів, рівень описування, обсяг);

• контексту - інформація про походження і зберігання оди­ниці описування (назва фондоутворювача, його історія, крайні дати накопичення документів, історія зберігання, основне джерело комплектування);

• змісту та структури - інформацію про тему і систему організації одиниці опису (анотація, оцінка інформації; її систематизація);

• умов доступу та використання - інформація про форму власності, умови доступу та копіювання, мову та фізичний стан документів;

• інформації про споріднені документи - відомості про до­кументи, які мають суттєве відношення до об'єкта опису­вання (місцезнаходження оригіналів, наявність копій, записи про наявність публікацій з використанням даних документів);

• приміток - додаткова інформацію, не прийнятна для жод­ної іншої зони.

У кожній зоні представлено від 4 до 6 елементів описання. Наприклад, перша зона ідентифікації даних складається з до­відкового коду, заголовка, дати створення документу в одиниці описування, рівня описування та ємності одиниці описування (кількості, обсягу, розміру).

Під час облікового описування використовують головні еле­менти з них - порядковий номер справи, діловодний індекс або старий інвентарний номер, заголовок справи, оригінальність до­кумента, спосіб відтворення інформації, ступінь повноти доку­ментів, зовнішні особливості справи, анотація документів, крайні дати документів у справі, кількість аркушів у справі.

Повнота інформації в описовій статті спеціального виду опи­сування, зокрема для архівних довідників, залежить від харак­теру довідника. Обов'язковими для відтворення є такі елементи: заголовок одиниці описування з зазначенням назви фондоут-ворювача; дата або дати створення документів, що входять до одиниці описування; обсяг одиниці описування; рівень опису­вання і довідковий код, або шифр. Ці елементи складають основу описової статті для довідників міжнародного характеру.

Архівознавство розглядає описові статті як початкові і умов­но неподільні елементи архівних довідників та систем архівних довідників різних рівнів. Ступінь згортання та узагальнення ін­формації в описовій статті залежить від обсягу групи документів, які складають одиницю описування: він тим вищий, чим об'єм­ніший об'єкт описування. Природно, що це позначається на ти­пові довідника. Схематично це виглядає так:




Одиниця описування

Тип довідника

Ступінь зр­тання первин­ної інформаціїго

Назва описової статті

документ

каталог

найнижчий

запис на ката­ложній картці

справа

опис

значний

заголовок справи

група справ

анотований реєстр описів

значніший

описова стаття

фонд

путівник по архіву; короткий довідник по фондах архіву

високий вищий

анотація фонду

фонди державного архіву

довідник по архівах

найвищий

анотація фондів одного архіву

Особливості описової статті залежать від того, що є об'єктом або одиницею описування: документ, група документів, справа, фонд. У зв'язку з цим розглядають подокументне і групове опи- ; сування. Якщо одиницею описування є документ або його час­тина, ведеться подокументне описування; одиницею групового описування можуть бути різні групи документів. Якщо опису­ють справу або фонд, - це групове поодиничне описування, тому що об'єкти описування є відповідно одиницями зберігання та обліку. Архівний опис як приклад групового описання одночас­но поодинично розкриває склад і зміст фонду. В тематичних путівниках та оглядах архівних документів одиницею описуван­ня часто є тематичні комплекси документів, справ, фондів, тому цей підвид групового описування називають предметно-тема­тичним. В архівній практиці створення довідкового апарату більше поширено не подокументне, а групове описування (за спра­вами, колекціями, тематичними групами, фондів).

Структурування архівної інформації за рівнями під час опи­сування отримало назву багаторівневого описування. Воно пе­редбачає розкриття інформації через описові статті різного рівня узагальнення та згортання інформації. Описання справи і фонду є первинним джерелом як для опрацювання інформації на інших рівнях, так і для складання комп'ютерного варіанту описань для, довідкового апарату.

Головним правилом багаторівневого описування є запобігай ня дублюванню інформації і забезпечення лише такої інформації, яка відповідає описуваному рівневі; результати описання представляються в ієрархії "частина-ціле" як процес руху від за­гального (фонду) до окремого, більш специфічного (окремих йо­го частин).

В архівній практиці зарубіжних країн існують різні правила архівного описування. Місцеві або загальнонаціональні, у ви­гляді інструкцій, рекомендацій, методичних посібників, які фор­малізують інформацію про одиницю описування, виділяють найнеобхідніші інформаційні характеристики, за допомогою яких її можна ідентифікувати. Правила оформляють у стандар­ти, якими користуються архівісти або однієї країни (національ­ні) або багатьох (міжнародні).

Щоб полегшити пошук і обмін архівною інформацією на між­народному рівні між країнами світу, а також щоб поєднати описи з різних сховищ у загальну інформаційну систему, МРА органі­зувала розроблення важливих документів - "Правила архівного описування (1990) та "Загального міжнародного стандарту архів­ного описання" (1994-2000), Міжнародного стандарту архівних гасел, "взірцевим для інституцій, осіб та родин" (1995).

"Принципи архівного описування" мали забезпечити теоре­тичний фундамент для створення стандартів описання. Метою архівного описування однозначно проголошено "Ідентифікацію і роз'яснення контексту і змісту архівного матеріалу для полег­шення його доступності". Одиницею описування визначено будь-який окремо описуваний архівний матеріал, а найбільшою одиницею описування - архівний фонд, іншими - складові час­тини фонду: підфонд, група документів, справа, окремий доку­мент, представлені в ієрархії рівнів фонду - об'єктів описування. Незалежно від рівнів, кожне описання складається з упорядко­ваного набору елементів, визначеного стандартом. З 1988 по 1993 рік кращі фахівці з архівного описування різних країн, об'єднані у спеціальну комісію МРА, розробляли міжнародний стандарт описання, схвалений Комітетом з дескриптивних стандартів МРА у вересні 1999 р. як Загальний міжнародний стандарт архівного описування І5АО (С). Структурно він скла­дається з трьох частин: передмови, вступу і термінологічного словника; правил багаторівневого описування та основного роз­ділу, що подає правила описування архівних документів, струк-туруючи відомості за 26 елементами описання. Стандарт поши­рюється на будь-які архівні документи, незалежно від їх при­роди, форми або обсягу одиниці описування.

Стандартизація архівного описування сприяє уніфікації йога І правил, створенню поряд з традиційними формами передавання 1 інформації (довідниками, каталогами), електронних баз даних, ] Прийняття єдиних нормативів описування сприяє розвитку ком­п'ютеризації архівної справи на національному рівні, а також ком­п'ютерному обміну інформацією на міжнародному рівні, створює І перспективи для обміну інформацією з бібліотеками, службами науково-технічної інформації, музеями.

Таким чином, архівне описування закладає підвалини до­ступу до архівних документів, створюючи умови для користу­вання ними, та допомагає у вирішенні важливого соціального завдання суспільства - реалізації права людини на інформацію.1 Як важливий процес відбирання й відтворювання в описовій статті таких характеристик документа, які б сприяли користу» | вачеві на подальших етапах архівної, довідкової або дослідницької роботи, архівне описування допомагає ідентифікації документної інформації серед інших та визначенню місцезнаходження документів і використанню відомостей, що містяться в них.


ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. З'ясуйте внесок вітчизняних архівістів у розвиток теорії та і методики архівного описування.

2. Назвіть основні принципи архівного описування.

3. Які методи застосовуються при архівному описуванні?

4. Як описування допомагає організувати архівні документи?

5. Що таке інформаційна документальна модель?

6. Яка роль інформаційної документальної моделі в створенні > доступу до ретроспективної інформації?

7. Як вирішується проблема уніфікації архівного описування] в зарубіжних країнах?



РОЗДІЛ 5

ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

ОБЛІК АРХІВНИХ документів належить до ос­новних функцій архівної установи й передбачає визначення кількості, складу і стану документів у одиницях обліку та відо­браження їх в облікових документах. Державний облік докумен­тів НАФ здійснюється централізовано відповідними архівними установами та власниками приватних архівів у межах повнова­жень, визначених чинним законодавством; на рівні архіву (архів­ного відділу, підрозділу), приватного архівного зібрання; певної адміністративно-територіальної одиниці; архівної системи.



1. Поняття про облік архівних документів

ПІД ОБЛІКОМ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ розуміють комплекс контрольно-охоронних заходів/операцій, що забезпечують фіксацію наявності архівних документів, а також отримання відомостей про їхній склад, обсяг і рух в одиницях об­ліку. Сутність обліку полягає у визначенні одиниць обліку архів­них документів та принципів систематизації облікових даних у системі спеціально створених облікових форм; у реєстрації в об­лікових документах фактів стану та руху документівгруп доку­ментів; у встановленні кількості документів/груп документів та змін, які відбуваються у визначених одиницях обліку, та відо­браженні цих даних в обліковій документації; у систематизації даних про обсяг, склад і рух документів архіву.

До обліку архівних документів висуваються такі вимоги:

По-перше, в ході облікових процесів не можна порушувати структурну організацію архівних документів, зафіксовану на етапі систематизації та фондування за принципом походження документів. Основними одиницями обліку є групи документів, сформовані в архівні фонди та в одиниці зберігання (справи). Саме в цих одиницях виміру - архівних фондах і одиницях збе­рігання - фіксуються дані обліку в обліковій документації. В цьо-' му полягає вимога єдності обліку з структурною організацією ар- '• хівних документів.

По-друге, облік повинен відповідати тій структурній органі­зації документів НАФ, яка починається у процесі діловодства і завершується в державних архівах. Облікові дані мають по­слідовно, як і самі документи, концентруватися по кожному ком-; плексу, починаючи з найменшого - справи, і далі узагальнюва­тися в фонді, а потім - у архіві. Дані архівів надходять до Держ-комархіву, де зосереджуються в Центральному фондовому ка­талозі. Завдяки цьому правилу забезпечується наявність даних про обсяг і склад архівних зібрань на всіх структурних рівнях 5 НАФ. Концентрування даних обліку сприяє також закріпленню організації архівних документів в утворених комплексах і забе­зпечує реалізацію принципу єдності обліку з системою зберігання документів.

По-третє, обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду і копії фонду користування, а також самі облікові документи.

Визначальними принципами обліку архівних документів є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і пов­нота.

Принцип централізації реалізується через взаємодію співро­бітників, відповідальних за облік в архіві та дотримання порядку 1 ведення і строків подання облікових документів для централі- ' зованого державного обліку.

Централізований державний облік НАФ на рівні усієї архів­ної системи контролює та здійснює Держкомархів через ведення Центрального фондового каталогу на підставі відомостей про зміни в складі та обсязі фондів і карток фондів, що складаються архівними установами та власниками приватних архівних зібраІШ Керівництво і контроль за станом державного обліку докут ментів НАФ в межах певної адміністративно-територіальної одиниці за місцем державної реєстрації документів здійснюю-1-відповідні державні архіви.

У державному архіві облік архівних документів, що зберіга­ються в ньому, їхніх описів, страхових копій і копій фонду ко­ристування здійснюється централізовано окремим структурним підрозділом чи співробітником. Крім централізованого обліку по архіву в цілому облік документів ведеться також в кожному ар­хівосховищі та в підрозділі, що здійснює комплектування архіву.

Принцип уніфікації обліку забезпечується єдиним методич­ним керівництвом, що сприяє дотриманню наступності обліку на всіх стадіях роботи з документами - у діловодстві і архівах (архівних підрозділах) установ та державних архівах - через сувору регламентацію системи основних облікових документів та вимог до її ведення. Принцип уніфікації зумовлює стабіль­ність облікових одиниць у масштабах НАФ, що полегшує розмі­щення і зберігання архівних документів, перевіряння їхньої наявності. В основу виміру кількісного і якісного складу архів­них зібрань покладено головну класифікаційну одиницю - ар­хівний фонд, до якої прирівняно архівну колекцію та об'єднаний архівний фонд. Через архівний фонд як одиницю обліку представляються дані про кількісний склад архіву, НАФ. На нижчих рівнях обліку, наприклад на рівні архівного фонду, від­повідна інформація відображається за допомогою одиниці збе­рігання (справи, фотоальбому, карти, рулону плівки тощо). На рівні одиниці зберігання межею точності є "аркуш", "документ", але вони не використовуються у формах обліку на вищих за одиницю зберігання рівнях.

Принцип динамічності забезпечується оперативним внесен­ням необхідних змін до облікових документів та баз даних або своєчасним укладанням нових облікових документів. Несвоє­часно облікований документ піддається ризику втрати, опера­тивність прискорює надання користувачеві інформації про до­кумент та його видавання.

Принцип достеменності та повноти обліку гарантується про­веденням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямо­ваних на забезпечення дотримання порядку ведення основних облікових документів і баз даних та відображення в них фактич­ної кількості, складу і стану документів, що зберігаються в архів­ній установі. Точність обліку забезпечується надійністю вихід­них початкових даних, які переносять у форми обліку з первин­них документів, а також чітким і розбірливим оформленням до­кументації при надходженні або вибуванні кожної одиниці обліку. При фондовій організації архівних документів основними одиницями їх обліку незалежно від виду носія, способу і техніки закріплення інформації є архівний фонд, одиниця зберігання (справа). При обох (фондовій і нефондовій) системах організації архівних документів документи зі спеціальними носіями облі­ковуються також в одиницях обліку, за комплектами, видами; науково-технічні документи - за групами і комплексами.

Безпосередній державний облік документів НАФ здійсню­ють державні архіви, а також власники документів НАФ - юри­дичні чи фізичні особи - в основних облікових документах ар­хівної установи чи власника приватного архіву.







Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10




База даних захищена авторським правом ©www.shag.com.ua 2022
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка